Как правильно выбрать онлайн-кассу для своего бизнеса

В 2021 году практически не осталось бизнеса, который мог бы не применять онлайн-кассу. Последняя отсрочка заканчивается 1 июля, и теперь даже ИП без сотрудников, которые продают собственные изделия или собственноручно оказывают услуги, должны использовать ККТ. Исключения все равно есть, но их не так много, и об этом мы поговорим далее. Большой каталог онлайн-касс, онлайн-кассы по хорошим ценам, большой ассортимент онлайн-касс есть на сайте https://kassaofd.ru/spb/items_category/onlajn-kassy.

В этой статье предлагаем вам разобраться в предназначении разных типов онлайн-касс и понять, какая подойдет вашему бизнесу.

Что такое онлайн-касса

Россия перешла на онлайн-кассы в 2017 году. Приставка «онлайн» означает, что эти кассы в отличие от касс предыдущего поколения умеют сами передавать фискальные данные и делают это через интернет в момент расчета.

Кассы, которые использовались до 2017 года, записывали фискальные данные на специальный чип, ЭКЛЗ — электронную контрольную ленту защищенную. Эта лента не умела передавать данные дистанционно, поэтому владельцам касс приходилось самостоятельно или с помощью специальных центров технического обслуживания привозить кассу в налоговую и там снимать с ЭКЛЗ данные. Это было неудобно и ненадежно в плане защиты фискальных данных от искажения и обнаружения третьими лицами.

Сейчас в онлайн-кассах вместо ЭКЛЗ — фискальный накопитель. Это тоже маленький чип, но он умеет больше:

надежно хранит информацию о расчетах без возможности ее скорректировать,
шифрует сформированный кассовой программой чек и отправляет его в налоговую через ОФД — оператора фискальных данных,
принимает от ОФД подтверждение о принятии кассового чека.

В 2021 году любая касса — это онлайн-касса. Других быть не может.
Зачем нужна онлайн-касса

Согласно 54-ФЗ, любые расчеты между ИП или юрлицом с одной стороны и физлицом с другой стороны должны проходить через онлайн-кассу. Есть несколько исключений, о них ниже. Также касса нужна для расчетов наличными деньгами и банковскими картами между ИП или юрлицами.

Любая касса выполняет две роли:

Позволяет ФНС сверять заявленные в отчетных документах предпринимателей доходы с реальными, более точно рассчитывать налогооблагаемую базу, а значит и налоги.
Позволяет самому предпринимателю лучше контролировать свои доходы. Касса — это первый шаг к автоматизации бизнеса. В связке с ней работает товароучетная программа и периферийные устройства, например, сканер штрихкодов. Развитое кассовое решение позволяет контролировать закупки, движение товаров, маржинальность, работу персонала.

Можно ли не использовать онлайн-кассу

Есть те, кто официально освобожден от применения онлайн-кассы, но их немного:

Самозанятые ИП или самозанятые граждане, которые продают товары собственного производства или оказывают услуги. Онлайн-кассу им заменяет приложение ФНС «Мой налог»
ИП на патенте, ведущие определенные виды деятельности. Например, ателье, репетиторы или мастерские по изготовлению ключей.
Некоторые продавцы на рынках, торгующие с лотка или вразвал.
Сезонная торговля овощами и фруктами.

Со всеми исключениям можно познакомиться в статье 2 54-ФЗ. Все остальные ИП и юрлица обязаны применять онлайн-кассу. Если этого не сделать, можно получить штраф:

Для ИП — от ? до ? от суммы расчетов, которые не прошли по кассе, но не менее 10 тысяч рублей;
Для юрлиц — от ? до полного размера суммы расчетов, которые не прошли по кассе, но не менее 30 тысяч рублей.

Если налоговая повторно заметит нарушение и сумма расчетов, не прошедшая по кассе, превысит 1 млн рублей, предприятие ждет приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
Какие онлайн-кассы бывают

Кассовое оборудование делится на категории:

Фискальные регистраторы,
Автономные онлайн-кассы,
Мобильные онлайн-кассы,
Смарт-терминалы,
С интегрированной банковской частью,
Облачные онлайн-кассы.

Рассмотрим каждый тип онлайн-касс подробнее.
Фискальные регистраторы

Фискальный регистратор выглядит как небольшая коробочка без дисплея, внутри которой спрятан печатающий механизм и фискальный накопитель. Своего графического интерфейса фискальный регистратор не имеет и отдельно не функционирует. Чтобы работать с ним, устройство нужно подсоединить к компьютеру: десктопу, ноутбуку, планшету, смартфону или специальному POS-компьютеру.

При этом на компьютере должно быть установлено кассовое ПО, которое и будет посылать фискальному регистратору команды на печать чека, запись данных в фискальный накопитель и их передачу в ОФД.

Принцип работы системы, включающей в себя фискальный регистратор:

кассир сканирует штрихкод товара, и информация попадает в кассовую программу;
покупатель предоставляет денежные средства за покупку (наличные или карту);
кассовая программа передает данные о покупке в фискальный регистратор;
фискальный регистратор формирует и печатает чек, а также электронную версию чека отправляет в ОФД;
покупатель получает бумажный или электронный чек.