Преимущества хранения документов в специализированном архиве

Главная страницаНовости Публикации

31/10/18

Преимущества хранения документов в специализированном архиве


Преимущества хранения документов в специализированном архиве

Когда количество бумажной документации в работе компании превышает определенные пределы, встает вопрос о том, где хранить все эти бумаги и как организовать работу с ними. В этом случае выбор, как правило, делается между хранением бумаг в офисе или на территории специализированной архивной компании. Рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа хранения.


Когда вы храните документы в офисе, под них необходимо выделять помещение, причем не любое: документы должны храниться в строго определенных условиях, чтобы не было риска их утратить или испортить. Также обязательно должны соблюдаться требования пожарной безопасности. Вам будет необходимо закупить специализированные стеллажи, короба, папки и файлы для их систематизации и хранения. Кроме того, при хранении в офисе необходим человек или люди, которые будут заниматься обработкой документов, поиском бумаг в архиве, добавлением туда новой информации. То есть вам будет необходимо либо нанять архивариуса, либо обучить этому своих сотрудников (что в конечном итоге не очень хорошо, так как дополнительные обязанности будут отвлекать их от основной работы, да и не все на это согласятся). Все эти вопросы вам придется решать самостоятельно.


Хорошим выходом может стать хранение и учет архивных документов на www.archiv.ru – в специализированной компании. Хранение в данном случае платное. Такие компании обычно полностью берут на себя всю работу с бумагами: их обработку, сортировку, переплет, уничтожение. Документация хранится на территории склада, где соблюдены все условия хранения, в промаркированных специальным образом коробах. При этом доступ к ним имеют только сотрудники компании, а определить, в каком именно коробе хранятся ваши документы, без специального оборудования невозможно. Таким образом, вы можете не переживать за конфиденциальность ваших данных.


Если возникнет необходимость в какой-либо бумаге, например, при налоговой проверке или если кому-то из сотрудников понадобится выдать справку, то необходимые документы будут доставлены вам в минимальные сроки. Сотрудники компании также обеспечивают всю остальную работу с документами: выделение к уничтожению и собственно уничтожение, сканирование, при необходимости – организацию электронного архива, переплетные работы. Таким образом, благодаря специализированной архивной компании, работа с документацией может стать намного быстрее и проще.






Комментарии

Чтобы оставить комментарий, необходимо войти или зарегистрироваться

Сейчас на сайте посетителей:2





фыв